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Como evitar erros no fechamento do caixa

Se as receitas e saídas não são registradas diariamente será impossível traçar o cenário financeiro do negócio.

O controle do caixa da empresa é um processo natural e também fundamental de qualquer negócio. Por meio desse controle será possível saber todas as receitas que entram na empresa, bem como todos os valores que são retirados do caixa para fins de manutenção das operações internas. Além disso, é muito importante fazer o fechamento correto do caixa no final do dia ou num determinado período. As contas precisam bater no final do balanço, do contrário o empreendedor terá que lidar com mais confusão e problemas do que soluções. Erros no fechamento do caixa dificultam análises das receitas que entraram na empresa e aquelas que saíram.

Dessa forma, é preciso definir mecanismos para evitar erros no fechamento do caixa. Será bastante difícil prever cenários de lucro ou prejuízo ou saber exatamente se a saúde financeira do negócio está em bom estado com as informações do caixa comprometidas.

Os principais erros e como evitá-los

Um dos principais erros é, sem sombra de dúvidas, o não acompanhamento diário do caixa da empresa. É fundamental acompanhar todos os dias para saber o que aconteceu. Se as receitas e saídas não são registradas diariamente será impossível traçar o cenário financeiro do negócio. Dessa forma, é preciso implementar um plano de ações que inclui o acompanhamento diário e em tempo real do caixa.

Outro erro bastante recorrente é o registro incorreto de receitas e despesas. Ou seja, uma vez que entradas e saídas não estão devidamente separadas pode haver uma série de erros no momento de fechar o caixa. Portanto, o mais indicado a ser feito é a divisão por categorias. Sendo assim, define-se um plano de contas – com contas e subcontas relacionadas – para facilitar o reconhecimento do que entrou e do que saiu.

Não lançar transferências é outro problema que pode comprometer o processo. Muitas empresas estabelecem um limite do dinheiro que deve estar no caixa. Quando esse limite é excedido, então, certa quantia é retirada e depositada no banco ou cofre da empresa. Se a transferência não é anotada, o dinheiro consta como estando no caixa e resulta num problema sério quando as contas são analisadas. Uma indicação para evitar esse tipo de erro é adotar um sistema de automação que registra automaticamente cada transferência.

Os lançamentos errados também são outra fonte de erros quando o assunto é fechamento do caixa. Em muitos casos ocorre que, ao invés de registrar um venda por meio de cartão de crédito, o colaborador acaba informando que o pagamento foi feito em dinheiro. Como o dinheiro físico não estará no caixa, o balanço final estará errado. Esse erro é bastante comum no caso de empresas que fazem o controle manualmente. Sendo assim, novamente, a principal saída é adotar um sistema de automação capaz de controlar os lançamentos em tempo real.

Retiradas regulares por parte de empreendedores que misturam finanças pessoais com as contas da empresa podem causar grandes prejuízos no fechamento do caixa. Esse é um tipo de problema bastante comum em pequenas e médias empresas e deve ser evitado ao máximo. Nunca é recomendável tratar contas pessoais e empresariais como um único elemento.

Gálago

Como já destacado em, o mais indicado para evitar erros no fechamento do caixa é dispor de um inteligente sistema de automação comercial capaz de trabalhar com informações e dados em tempo real. Portanto, o novo paradigma deve ser automatizar tarefas na empresa e o Gálago é a grande indicação. Esse é um dos mais completos e interativos sistemas de automação comercial do mercado, sendo que seus diferencias já foram comprovados ao longo de quase três décadas no mercado.

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