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Como elaborar um controle eficaz de contas a pagar e a receber

Quanto mais eficiente for o controle das contas da empresa, melhor será a visão sobre os ciclos envolvendo os recebimentos e os pagamentos.

O correto controle de contas é um processo fundamental na administração de qualquer empresa, não importando o porte ou campo de atuação. É por meio desse controle que o gestor poderá tomar decisões mais conscientes tendo como base o saldo das contas a pagar e a receber.

Mas como fazer uma boa gestão financeira por meio de um controle eficaz de contas a pagar e contas a receber? Acompanhe:

Otimizando o controle das contas a pagar e a receber

As contas a pagar e a receber vão muito além de uma agenda ou cronograma de compromissos. O controle adequado dessas operações permite que outros processos gerenciais sejam implantados. Além disso, possibilita que informações sólidas sejam reunidas para servirem de ponto de partida para a tomada de decisões estratégicas e operacionais.

Sabendo disso, esses dois tipos de controle precisam agregar informações específicas para que possam ser úteis e eficazes:

Contas a receber

O ponto de maior peso para ter um bom controle é saber quando a empresa receberá os valores e quando eles estarão disponíveis no caixa. Alguns levantamentos são indispensáveis para um controle eficaz são:

  • Lista de quem paga em dia;
  • Dados sobre descontos e juros;
  • Data e montante dos valores;
  • Período de atrasos;
  • Montante dos créditos vencidos;
  • Ações que deverão ser tomadas em relação a cobrança dos atrasos.

Ao melhorar o controle de contas a receber, reunindo o máximo de informações possíveis, a empresa consegue identificar os pontos fracos, como os atrasos, que possam prejudicar o caixa.

Além disso, com informações mais certeiras sobre os bons pagadores, será possível trabalhar em ações para melhorar a relação com eles.

Contas a pagar

O controle das contas a pagar, geralmente, envolve grandes quantias em dinheiro. Sendo assim, quanto mais rigoroso for o controle, mais eficiente ele será. Lembrando que é desse item que o gestor poderá obter o entendimento sobre os compromissos assumidos e suas perspectivas operacionais a médio e longo prazo.

O controle de contas a pagar precisa:

  • Criar critérios e definir prioridades para o caso de problemas financeiros;
  • Definir o cronograma de pagamentos de maneira que não haja atrasos;
  • Fazer o monitoramento de todas as contas e os respectivos prazos para pagamento;
  • Organizar os compromissos da empresa por setores — por exemplo, títulos a pagar, títulos pagos, tipo de pagamento, fornecedor etc;
  • Em caso de atrasos, trabalhar na renegociação com os fornecedores tendo em vista o objetivo de evitar juros e multas.

A importância do controle financeiro

Quanto mais eficiente for o controle das contas da empresa, melhor será a visão sobre os ciclos envolvendo os recebimentos e os pagamentos. Isso torna mais fácil perceber quais são as principais dificuldades e o que deve ser feito para lidar com elas  –  por exemplo, muitas contas atrasadas indicam que algo deve ser feito para que o caixa não fique com problemas.

O uso de um bom software de gestão para esse tipo de controle é fundamental, não somente pela eficiência, mas por ser mais seguro, impedindo que erros e problemas de arquivamento possam ocorrer.

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