Além de pagar os impostos em dia, toda empresa comercial tem a obrigação de enviar diversas declarações e escriturações ao governo — federal, estadual e municipal. São as chamadas obrigações acessórias, e o descumprimento delas pode gerar multas pesadas, mesmo que todos os tributos estejam pagos corretamente.
Neste artigo, vamos listar as principais obrigações acessórias que o comércio precisa cumprir, organizadas por regime tributário, com prazos e dicas para manter tudo em dia.
O que são obrigações acessórias?
No direito tributário, as obrigações se dividem em dois tipos:
- Obrigação principal: é o pagamento do tributo em si (ICMS, ISS, IRPJ, etc.)
- Obrigação acessória: são as declarações, escriturações e documentos que informam ao governo os detalhes das operações realizadas pela empresa
As obrigações acessórias existem para que o fisco possa fiscalizar e verificar se os tributos estão sendo apurados e recolhidos corretamente. Elas são exigidas por diferentes esferas do governo (federal, estadual e municipal) e variam conforme o regime tributário da empresa.
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Embora o Simples Nacional seja um regime simplificado, as empresas optantes ainda possuem diversas obrigações:
DASN-SIMEI (para MEI)
A Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual deve ser entregue até 31 de maio do ano seguinte. Nela, o MEI informa o faturamento total do ano anterior.
DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)
Obrigatória para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional. O prazo de entrega é até 31 de março do ano seguinte ao período de apuração. Contém informações sobre receitas, despesas, estoque e folha de pagamento.
PGDAS-D (Programa Gerador do DAS)
Deve ser preenchido mensalmente até o dia 20 do mês seguinte ao período de apuração. É através dele que se calcula o valor do DAS a pagar.
GIA-ST (em alguns estados)
Empresas do Simples Nacional que realizam operações com substituição tributária interestadual podem ser obrigadas a entregar a GIA-ST nos estados de destino.
DESTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação)
Obrigatória para empresas do Simples Nacional que possuem inscrição estadual. Deve ser entregue mensalmente até o dia 28 do mês seguinte.
Obrigações acessórias do Lucro Presumido
Empresas do Lucro Presumido têm um volume maior de obrigações:
DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
Informa os tributos federais apurados pela empresa. Entrega mensal até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao período de apuração.
EFD Contribuições
Escrituração fiscal digital do PIS e COFINS. Entrega mensal até o 10º dia útil do 2º mês subsequente.
EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal)
Escrituração fiscal digital das operações com ICMS e IPI. Prazos variam por estado, geralmente até o dia 20 do mês seguinte.
ECD (Escrituração Contábil Digital)
Substitui os livros contábeis em papel. Entrega anual até o último dia útil de maio do ano seguinte.
ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
Substitui a antiga DIPJ. Entrega anual até o último dia útil de julho do ano seguinte.
GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS)
Obrigatória em diversos estados para informar a apuração mensal do ICMS. Os prazos variam conforme o estado e o CNAE da empresa.
SINTEGRA
Arquivo eletrônico com registros de notas fiscais de entrada e saída. Exigido em alguns estados para contribuintes do ICMS. Sendo gradualmente substituído pelo SPED Fiscal.
Obrigações acessórias do Lucro Real
Além de todas as obrigações do Lucro Presumido, empresas do Lucro Real podem ter obrigações adicionais:
- LALUR (Livro de Apuração do Lucro Real): agora integrado à ECF
- Bloco K do SPED Fiscal: controle de produção e estoque (para indústrias)
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): anual, informando retenções realizadas
- e-Social: obrigações trabalhistas e previdenciárias digitais
- EFD-Reinf: retenções e informações da contribuição previdenciária
Calendário de obrigações acessórias
Manter um calendário organizado é essencial para não perder prazos. Veja um resumo das entregas mais importantes ao longo do ano:
- Mensal: PGDAS-D, DAS, DCTF, EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições, GIA, DESTDA
- Trimestral: DCTF (para algumas empresas), apuração de IRPJ/CSLL (Lucro Presumido)
- Anual (janeiro): opção pelo regime tributário
- Anual (março): DEFIS (Simples Nacional)
- Anual (maio): ECD, DASN-SIMEI
- Anual (julho): ECF
- Anual (fevereiro): DIRF, Informe de Rendimentos
Penalidades por descumprimento
As multas por atraso ou não entrega de obrigações acessórias podem ser significativas:
- DEFIS atrasada: 2% ao mês sobre o total de tributos informados, limitada a 20%, mínimo de R$ 200,00 (MEI) ou R$ 500,00 (demais)
- DCTF atrasada: 2% ao mês sobre o total de tributos declarados, mínimo de R$ 500,00
- EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): varia por estado, pode chegar a R$ 1.500,00 por mês de atraso
- ECD e ECF: 0,5% do valor da receita bruta por mês de atraso para Lucro Real
- Informações incorretas ou omitidas: 3% do valor das transações para Lucro Real, 1,5% para demais
Além das multas financeiras, o descumprimento pode levar à suspensão da inscrição estadual, impedindo a emissão de notas fiscais e paralisando as operações da empresa.
Como sistemas automatizados ajudam na conformidade
Manter todas as obrigações acessórias em dia de forma manual é um desafio enorme, especialmente para empresas com alto volume de operações. Um sistema de gestão como o Gálago contribui de várias formas:
- Geração automática de arquivos: SPED Fiscal, EFD Contribuições e SINTEGRA são gerados automaticamente a partir dos dados do sistema
- Escrituração em tempo real: cada nota fiscal emitida ou recebida é automaticamente escriturada, eliminando retrabalho
- Classificação fiscal correta: NCM, CFOP, CST e CSOSN são aplicados corretamente em cada operação
- Inventário integrado: o Bloco H do SPED é gerado diretamente do controle de estoque
- Relatórios para o contador: o sistema disponibiliza relatórios prontos que facilitam a elaboração das declarações
- Alertas de prazo: notificações sobre prazos de entrega que estão se aproximando
A integração entre o sistema de gestão e a contabilidade é fundamental. Quanto mais automatizado for o fluxo de informações, menor o risco de erros e atrasos.
Dicas para manter as obrigações em dia
- Mantenha o cadastro de produtos sempre atualizado com NCM, CFOP e CST corretos
- Lance todas as notas de entrada no sistema assim que recebê-las
- Faça fechamentos mensais regulares com seu contador
- Crie um calendário fiscal e configure lembretes para os prazos
- Mantenha o certificado digital sempre válido e atualizado
- Faça backup regular dos arquivos fiscais enviados
Conclusão
As obrigações acessórias são parte inevitável da gestão de qualquer empresa comercial no Brasil. Embora possam parecer burocráticas, elas existem para garantir a transparência fiscal e, quando bem gerenciadas, protegem a empresa de problemas com o fisco.
A combinação de um bom sistema de gestão com o suporte de um contador competente é a melhor estratégia para manter todas as obrigações em dia, evitar multas e focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.