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As diferenças entre cotação de preços e orçamento

Você sabia que orçamento e cotação de preços são diferentes? Sim, é verdade! Muita gente acha que cotar o preço e fazer um orçamento são a mesma coisa!

É muito comum ouvir as pessoas dizerem que farão um “orçamento”, quando, na realidade, realizam uma tomada de preços de um serviço ou produto.

Mas, se são diferentes, o que é realmente o orçamento e a cotação de preços?

Veja as diferenças entre cotação e orçamento para não se confundir mais, além de receber dicas de como fazer uma cotação de preços eficiente.

Como funciona a cotação de preços?

Vejamos o seguinte exemplo: você quer comprar um smartphone novo. Então, você vai em três ou mais lojas diferentes (seja pessoalmente ou pesquisando na internet) e faz um orçamento, não é mesmo? Bem, na verdade isso é a cotação de preços.

Quando desejamos saber sobre as condições e valores de um determinado serviço, então, faz-se uma cotação de preços. É o momento que antecede a compra.

Na cotação, primeiramente, é realizada uma pesquisa de produtos ou serviços, bem como das características, opções e prazos de pagamento. Depois, faz-se a comparação dos preços.

Em uma empresa, geralmente ela é feita pelo setor financeiro ou de compras e caracteriza-se pela tomada de preços de diferentes fornecedores.

Como funciona o orçamento?

Voltando ao exemplo anterior da compra de um smartphone: antes de fazer a cotação de preços, provavelmente você já tinha uma ideia de quanto dinheiro poderia investir, se pretendia pagar à vista ou a prazo, ou seja, você já havia estabelecido qual era a sua condição financeira.

De maneira simples, essa organização nada mais é que um orçamento.

O orçamento é o planejamento das contas (gastos e receitas) por um determinado período de tempo. É uma ferramenta de análise e controle que permite saber qual a condição financeira, qual será o planejamento para compras, dentre outras características.

A elaboração de um plano orçamentário conta com prazos e limites. Além de poder constar a previsão de receitas e despesas, pode conter os investimentos, a identificação da necessidade de contratação de novos colaboradores, a necessidade de treinamento de equipes, programação de férias, entre outros.

Como realizar uma cotação de preços eficiente?

O objetivo principal em fazer uma cotação é buscar os melhores preços, com boas condições e prazos. Ou seja, o melhor custo-benefício. Porém, nem sempre isso é possível, então, para auxiliar no processo de cotação, seguem algumas dicas valiosas:

  • Realize a cotação com, no mínimo, três fornecedores diferentes;

  • Não aceite o primeiro preço de imediato – procure negociar os valores;

  • Não torne-se dependente de apenas um fornecedor;

  • Efetue as compras com o(s) melhor(res) fornecedor(es);

  • Mensure e analise os resultados para comparar se vale a pena continuar com o fornecedor.

Para facilitar esse processo, tornando-o mais seguro, ágil e confiável, alguns softwares permitem gerenciar as ações do setor de compras e, por conseguinte, gerenciar os fornecedores. Uma das grandes vantagens de usar um software de gestão de compras é a redução de custos.

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